Prosjektgjennomføring

Distrikt 2260 arrangerte seminaret ”Light up Rotary” - synliggjøring og engasjement gjennom lokalt- og internasjonalt prosjektarbeid hhv på Kløfta (Akershus) den 8. oktober og i Rakkestad (Østfold) den 9. oktober 2014.

Det var til sammen ca 70 deltakere, stort engasjement og mange spørsmål, innspill og kommentarer blant deltakerne begge dagene.
(Disse notatene er skrevet som et «samlet resymè/sammendrag» etter begge dagene) 

I løpet av kvelden(e) ble det innledet-, diskutert og gjennomført gruppearbeid rundt følgende hovedtemaer:

-          ”Light up Rotary”; synliggjøring og engasjement gjennom lokalt- og internasjonalt prosjektarbeid.

-          «Rotarys seks definerte fokusområder» og hva disse innebærer           . Presentasjon av distriktsressurser i D-2260 vs klubbenes egne planer og mål (KPM) om lokale og internasjonale prosjekter for inneværende Rotary-år. Hvordan skal vi nå målene?

-          Gruppearbeid, med følgende oppgaver:
Oppgave A: Hva er det som gjør at vi har/får engasjement om prosjekter i klubbene og blant medlemmene? Hvorfor/hvordan lykkes noen klubber med sine prosjekter og andre
ikke? Betraktninger rundt suksessfaktorer og fallgruver i arbeidet med prosjekter i en klubb.
Oppgave B: Hvilke prosjekter ønsker våre klubber å ha/identifisere seg med? Hvilke forventninger ligger i klubben til prosjektsamarbeid mellom klubber?

-          PolioPlus – Rotarys største og viktigste prosjekt!

-          Hvordan inkluderer vi lokalsamfunnet og synliggjør Rotary i alt det gode vi gjør for lokalsamfunnet, nasjonalt og internasjonalt i Rotary?

-          Finansieringsmuligheter mht lokale og internasjonale prosjekter 

Diskusjon og erfaringsdeling var en viktig del av seminarene. I det neste følger stikkord fra innleggene og de derpå følgende diskusjoner/meningsutvekslinger.

Distriktsguvernør (DG) Jan Sverre Hanssen, Råde RK åpnet seminaret med følgende innledende ord:

• Prosjekter binder klubben og medlemmene sammen. Prosjektarbeid i klubbene er med på å oppfylle ett av de tre strategiske målene, og bidrar til å «Light up Rotary» på flere måter

• Prosjekter synliggjør klubbene

              - lokale prosjekter, synliggjør Rotary i lokalsamfunnet

              - internasjonale prosjekter, kan vi «skryte av»

• Oppfordrer til å ha et lite, ekstra fokus på Rotaract – involvér ungdommen og Rotaract. De vil gjerne være engasjert/aktive i prosjekter, og skjønner jo ikke at noe faktisk er veldig vanskelig/umulig å gjennomføre…

Leder av distriktets Rotary Foundation-komité, Egil Rasmussen, Årnes RK innledet med å påpeke at engasjement i Rotary, særlig innen prosjekter, skaper plussverdier. Videre gjennomgikk han de seks fokusområdene, og «hva de egentlig innebærer»

Se vedlegg:

The Rotary Foundation

TRF Håndbok Norge

Rotary Foundation Reference Guide

Leder av distriktets samfunnskomité, Ole Seipajærvi, Nesodden RK fortsatte Egils innledning, med praktiske tips og råd for hvordan et prosjekt kan planlegges, gjennomføres og evalueres. Prosjekter er muligens det viktigste for en Rotaryklubb. Vi ønsker jo å gjøre verden til et bedre sted, og yte «Service above self», eller «Gagne andre»!
Han påpekte at det i planleggingsfasen kan være en god idé å se seg om etter partnere – både innenfor Rotary-verden, og utenfor. Det viktigste er at det er personer som er engasjert – i samfunnet, og/eller i andre organisasjoner. Sammen er vi bedre enn om vi er alene, og; ved å inngå samarbeid med partnere, reduserer vi vår arbeidsbyrde samt at våre partnere gjerne har gode – og tette kontakter i mottakerlandene. Viktig å huske på at prosjektene skal være bærekraftige – vårt mål skal og må være at de skal «klare/drifte seg selv», vi skal IKKE finansiere «daglig drift», men investering/oppstart.

Se vedlegg:

Samfunnsprosjekter

Tilbakemeldinger/kommentarer fra gruppearbeidet (stikkordsmessig):

• Mht samarbeid med andre klubber; viktig med en styringsgruppe, at alle har felles mål/oppfatninger av prosjektet, at klubbene er «likeverdige; flere er engasjert / føler eierskap til prosjektet – slik at «de andre» ikke bare blir «pengemaskin» for prosjektet. Likeledes at det i klubben gis jevnlig informasjon/oppdatering.

• Viktig å klargjøre/være enige om målene overfor «mottakerne».

• Realistisk /tidsbegrenset periode for selve prosjektet mht «ferdigstilling».

• Viktig at de prosjekter vi gjennomfører er noe som engasjerer medlemmene (flere enn ett medlem…), at det kan engasjer i lokalsamfunnet, at det an profilerer Rotary lokalt.

• Viktig å ha én «prosjektansvarlig» som sørger for å drive prosjektet frem til ferdigstilling.

• Viktig at vi gjennomfører prosjekter som har/oppnår engasjement i klubben, og har en nytte for noen. Viktig at det er «ildsjeler» i klubben – for å «drive» prosjektet fremover. Viktig at prosjektet «viser resultater».

• Viktig at alle i klubben ser nytten i prosjektet. Gjerne lokalt og «synlig». Må være gjennomførbart! Det må settes realistiske mål! Planleggingsfasen må ikke være for lang.

• Engasjement innen ungdom og utdanning samt samfunnsutviklingsprosjekter gir «synlige og varige» resultater.

• Lokale prosjekter er viktig for å rekruttere nye medlemmer samt få omtale (ref de tre strategiske målene)

• Bør ha på programmet i ett, eller flere klubbmøter: Hvilke prosjekter skal klubben engasjere oss i – hvordan ønsker vi å fremstå?

• Samarbeid med kommune/andre organisasjoner i lokalsamfunnet – kan gi mer/bedre omtale, men også «utvide» finansieringsmulighetene (stiftelser, kommune osv)

Distriktets PolioPlus-ressursperson, Siri Aas-Hanssen, Jeløy RK holdt et engasjert innlegg om historikk og status i Rotarys arbeid mot polio. Viktig å huske på at mange ikke vet hva polio er, og hvilken innsats Rotary gjør (sammen med flere) Oppfordret klubbene til å ha en «intern» klubbkveld om polio.
Distriktet har salg av pins (kr 100,-) samt kunstlotteri, hvor alle inntektene går uavkortet til PolioPlus.
Verdens Poliodag (24. oktober) – klubbene oppfordres om å synliggjøre oss lokalt i den anledning.

Se vedlegg:

End Polio presentasjon

End Polio brosjyre

«Innspill fra salen»: Det er en rekke poliorammede / med senskader i vårt distrikt: Kan vi i distriktet/klubben engasjere oss i denne forbindelse= F eks invitere som foredragsholdere, ha prosjekter som bistår lokale poliorammede m/senskader?

Distriktets media- og PR-koordinator Bent-Ole Groos, Fredrikstad RK (opplæringsleder Lena J Mjerskaug, Enebakk RK på torsdag), ga noen «gode tips og råd samt oppmuntrende tilrop» rundt hvordan Rotarys arbeid kan synliggjøres i lokalsamfunnet – ved bruk av lokale medier samt sosiale medier. Det ble særlig henvist til «effective public relations – a guide for Rotary clubs», utgitt av RI – som et hjelpemiddel for klubbene.

Se vedlegg:

Kommunikasjon

Effective public relations - a guide for Rotary clubs

Avslutningsvis orienterte Egil Rasmussen om finansieringsmulighetene gjennom The Rotary Foundation samt at DG Jan Sverre Hansen orienterte kort om D-2260s Tiltaksfond.

Se vedlegg:

Retningslinjer for TRF Distriktstilskudd

AvtaleGiro skjema til BBS

Skjema for klubbetaling til Annual Giving og Polio Plus